Nguồn gốc của tiêu chuẩn 5S:
Tiêu chuẩn 5S được xuất hiện đầu tiên ở Toyota và phát triển rất nhanh sau đó ở các công ty Nhật Bản. Ở Việt Nam, 5S lần đầu tiên được áp dụng vào năm 1993, ở 1 công ty Nhật (Vyniko).
Hiện nay, rất nhiều công ty sản xuất ở Việt Nam áp dụng 5S vì có nhiều lợi ích như: chỗ làm việc sạch sẽ, gọn gàng, mọi người đều cảm thấy thoải mái, vui vẻ, năng suất lao động cao, tạo hình ảnh tốt cho công ty.
Tiêu chuẩn 5S ban đầu được ứng dụng thiên về quản lý máy móc – kỹ thuật, cơ khí công nghiệp. Về sau, tiêu chuẩn này được mở rộng và ứng dụng cho nhiều lĩnh vực khác vì tính hiệu quả cao của nó, trong đó có quản lý Kho.
Ý Nghĩa của các chữ “S” trong tiêu chuẩn 5S:
- Seiri (整理) – Sàng lọc – SORT
- Seiton (整頓) – Sắp xếp – SET IN ORDER
- Seiso (清掃) – Sạch sẽ – STANDARDIZE
- Seiketsu (清潔) – Săn sóc – SUSTAINT
- Shitsuke (躾) – Sẵn sàng – SELF-DISCIPLINE
Ứng Dụng 5S Trong Quản Lý Kho
Hiện nay, một số chuyên gia còn bổ sung thêm ý nghĩa thứ 6 của chữ “S” là SAFETY – An toàn.
Lợi ích khi áp dụng tiêu chuẩn 5S trong Quản lý Kho:
Áp dụng tiêu chuẩn 5S vào quản lý kho hàng, doanh nghiệp sẽ nhận được nhiều lợi ích:
- Quản lý chặt chẽ kho hàng, tránh tối đa thất thoát hàng hóa
- Chủ động hơn trong việc kinh doanh, cân đối trong việc xuất nhập hàng
- Tăng năng suất lao động, cắt giảm chi phí logistics
- Môi trường làm việc sạch sẽ, chuyên nghiệp. Cải thiện tác phong làm việc của đội ngũ nhân viên
Ứng dụng 5S trong quản lý Kho hàng:
Seiri (整理 Sàng lọc):
Đây là yêu cầu đầu tiên của quy tắc 5S trong vận hành kho hàng. Trước và cả trong lúc đã ở trong kho, hàng hóa đều cần được sàng lọc và phân loại.
Hàng hóa được xem xét kỹ lưỡng, cái nào không cần thiết sẽ được loại bỏ hoặc chuyển đi. Tất cả các kho hàng đều có giới hạn lưu trữ của mình. Vì vậy không phải cái gì cũng đưa vào kho hàng.
Việc sàng lọc nên được thực hiện định kỳ, tần suất có thể là 1-3 lần/tháng. Hoặc tùy vào tình hình thực tế của tổ chức.
Seiton (整頓 Sắp xếp):
Tiêu chí của chữ “S” thứ 2 là: “dễ tìm – dễ thấy – dễ lấy – dễ trả lại”.
Điều này được áp dụng cho mọi thứ trong kho hàng, kể cả công cụ dụng cụ hay hàng hóa. Mọi thứ cần được sắp xếp một cách khoa học, và có tính thống nhất, được quy định rõ ràng cho tất cả mọi người ghi nhớ và thực hiện.
Vấn đề này còn liên đới tới phương pháp quản lý kho mà doanh nghiệp áp dụng: FIFO, FEFO, LIFO. Hàng hóa được sắp xếp theo đúng khu vực đã thiết kế. Việc thực hiện phải tuân thủ mọi lúc mọi nơi.
Xem thêm: Ưu Nhược Điểm Của FIFO, FEFO, LIFO – Sense ERP
Việc trang bị các phương tiện máy móc như pallet, xe nâng, AVG, phần mềm quản lý … sẽ tăng tính hiệu quả cho quy trình và vận hành Kho.
Seiso (清掃 Sạch sẽ):
Sạch sẽ là một tiêu chí dễ thấy nhất, nhưng việc thực hiện đòi hỏi tính thường xuyên liên tục. Đặc biệt, những kho hàng mở thường xuyên có xe ra vào, rất dễ bị bụi bẩn, dầu nhớt,…
Cần bố trí đội nhân lực thường xuyên quét dọn, vệ sinh kho bãi. Có thể bố trí các loại máy móc công nghiệp cho những kho hàng lớn: máy lọc, máy hút bụi,…
Không gian sạch sẽ sẽ giúp tinh thần làm việc của nhân viên tốt hơn. Hàng hóa sạch sẽ không tiếp xúc với bụi bẩn cũng sẽ kéo dài tuổi thọ hơn. Đặc biệt, Khách hàng khi tới tham quan sẽ có ấn tượng vô cùng tốt với nhà kho sạch sẽ.
Seiketsu (清潔 Săn sóc):
Chữ “S” thứ 3 này như một bước giám sát cho cả quy trình. Đây là bước để nhìn lại và đánh giá 3S trên đã được thực hiện và duy trì hay không?
Xây dựng ý thức chung để mọi người luôn tuân thủ thực hiện là một điều cực kỳ quan trọng. Người quản lý cũng ghi nhận và đánh giá nổ lực của nhân viên.
Một số công ty thường tổ chức các cuộc thi, trao phần thưởng cho cá nhân hoàn thành tốt 5S. Điều này, giúp tạo động lực và xây dựng văn hóa hạnh phúc cho tập thể. Mọi người sẽ cảm thấy thoải mái, tự nguyện thực hiện mà không cảm thấy bị gò bó.
Shitsuke (躾 Sẵn sàng):
Yếu tố “S” cuối cùng là tinh thần luôn luôn sẵn sàng, đề cao tính tự giác. Mỗi cá nhân đều biết trách nhiệm của mình, lãnh đạo phải biết làm gương, nhân viên thực hiện đúng.
“Thường xuyên” là một yếu tố cực kỳ quan trọng để duy trì 5S. Đây không phải là một sự kiện ngẫu hứng, mà nó phải trở thành văn hóa trong doanh nghiệp. Mọi người đều tuân thủ và liên tục thực hiện S1-S2-S3-S4-S5.
Để áp dụng thành công tiêu chuẩn 5S:
Lãnh đạo làm gương: Sự hiểu biết và tính kiên định của lãnh đạo là điều kiện để có thể đạt được thành công.
Đào tạo và Giám Sát: Đối với nhân viên mới gia nhập tổ chức, cần được đào tạo để hiểu và thực hiện. Sau đó, việc giám sát là điều kiện quan trọng để duy trì cho tất cả nhân viên.
Luôn cải tiến: Quan sát thực hiện và tìm ra những cách thức mới hơn. Việc thử nghiệm có kết quả tốt hơn thì sẽ được khuyến khích áp dụng. Cải tiến không ngừng sẽ giúp phát triển 5S ngày càng tốt hơn.
Kết Luận:
Tiêu chuẩn 5S đang ngày càng minh chứng rõ nét hiệu quả của nó khi áp dụng, dù là trong bất kỳ lĩnh vực nào. Rõ ràng, tính khả thi để thực hiện là rất cụ thể. Để đạt được mục tiêu, chỉ cần sự quyết tâm của ban lãnh đạo cùng với đồng lòng của toàn tập thể.
Xem thêm:
Quản lý kho là gì? Cách quản lý kho hiệu quả nhất – Sense ERP
