Chi phí triển khai ERP cho doanh nghiệp

Hệ thống phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning) đã không còn xa lạ đối với các doanh nghiệp Việt Nam. Mặc dù ERP đã giúp nhiều doanh nghiệp quản trị hiệu quả nguồn lực của mình nhưng vấn đề chi phí là một rào cản, băn khoăn của rất nhiều nhà quản trị. Vậy chi phí triển khai ERP cho doanh nghiệp gồm những gì? Doanh nghiệp cần chi trả bao nhiêu để triển khai ERP? Bài viết sau sẽ giúp bạn giải đáp các thắc mắc này.

Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí triển khai ERP

Chi phí triển khai hệ thống ERP phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau. Sau đây là một số yếu tố chính ảnh hưởng đến chi phí này:

Quy mô doanh nghiệp

Tùy vào quy mô doanh nghiệp lớn hay nhỏ mà chi phí triển khai ERP khác nhau. Khi số lượng người dùng (user) càng nhiều, số phòng ban và số lượng địa điểm nhiều thì giá càng cao.

Tính năng phần mềm

Tùy theo giải pháp đặc thù riêng hay áp dụng chung cho nhiều loại hình doanh nghiệp mà giá thành khác nhau. Chẳng hạn, một doanh nghiệp có quy trình hoạt động phức tạp, vừa sản xuất vừa kinh doanh thì nhu cầu cần nhiều tính năng hơn là một nhà bán lẻ đơn thuần.

Dịch vụ

Ngoài việc lắp đặt và triển khai phần mềm ERP, doanh nghiệp có thể sẽ phải chi trả thêm tiền cho dịch vụ cộng thêm. Ví dụ như: dịch vụ tư vấn bên ngoài, đào tạo người dùng, nâng cấp, thiết kế lại quy trình,…

Một số nhà cung cấp gộp chung các khoản này vào chi phí trọn gói nên giá sẽ cao hơn. Vì vậy doanh nghiệp cần tìm hiểu thêm về việc có được hỗ trợ dịch vụ hay không.

Khả năng tùy biến của nền tảng công nghệ

Khả năng tùy biến, dễ dàng điều chỉnh linh hoạt là tính năng không phải phần mềm ERP nào cũng có. Nếu phần mềm có tùy chỉnh hỗ trợ thay đổi các chức năng thì phù hợp với nhu cầu sử dụng riêng của doanh nghiệp. Nếu không có, thì khả năng có thể doanh nghiệp bạn sẽ phải thay đổi để thích ứng và sử dụng được hệ thống phần mềm.

Chi phí ước tính cho hệ thống ERP

Thông thường chi phí ước tính cho việc triển khai hệ thống ERP dựa trên quy mô công ty và phạm vi thị trường:

• Doanh nghiệp nhỏ: $5,000 – $50,000

• Doanh nghiệp nhỏ – vừa: $50,000 – $500,000

• Doanh nghiệp vừa – lớn: $500,000 – $2,000,000

Có thể thấy, khoảng giá chênh lệch giữa các quy mô cũng khá cao. Vì vậy, doanh nghiệp sẽ khó biết được một con số cụ thể khi tính toán chi phí triển khai ERP cho tổ chức của mình.

Các nhà cung cấp giải pháp cũng rất khó có thể đưa ra một bảng giá chuẩn cho mọi doanh nghiệp. Thường họ sẽ đưa ra một khoảng giá, sau khi khảo sát nhu cầu và tình trạng mới đưa ra chi phí chính xác.

Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng cần phải có kế hoạch về nguồn lực tài chính và xác định rõ ràng phạm vi sử dụng hệ thống để đảm bảo đầu tư hiệu quả.

Ví dụ

Một công ty thời trang muốn triển khai ERP cho cả khối sản xuất và kinh doanh. Các phân hệ trong hệ thống bao gồm: Công cụ, Bán hàng, Quản lý kho & sản xuất, Kế toán, Tiếp thị, Nhân sự, Dịch vụ và vận chuyển. Dự kiến dự án kéo dài 1 năm. Phí ban đầu là $200/ người dùng/ tháng. 150 người trong 12 tháng sẽ tốn $360,000

Chi phí tư vấn và đào tạo $40/ giờ, chiếm khoảng $5,000

Chi phí lắp đặt và cấu hình $180/ giờ, chiếm khoảng $8,000

Chi phí bảo trì hàng năm (15% x $360,000 = $54,000)

Như vậy, dự tính tổng chi phí tốn hơn $420,000. Thêm vào đó, doanh nghiệp có thể phải chi trả thêm nhiều khoản khác như nguồn nhân lực, tư vấn thêm bên ngoài…

Tỷ lệ chi phí triển khai ERP

Chi phí dành cho các phần thông thường sẽ có tỷ lệ như sau:

• 15-30% chi phí được chi trả cho chính phần mềm,
• 5-10% dành cho cơ sở dữ liệu và quản lý hệ thống,
• 10-20% dành cho cơ sở hạ tầng,
• 40-60% chi phí dành cho nguồn nhân lực.

Trong đó, chi phí dành cho nguồn nhân lực chiếm tỷ trọng cao nhất trong chi phí triển khai hệ thống ERP. Chi phí này là do doanh nghiệp tự chi trả, không nằm trong báo giá của nhà cung cấp. Nó có thể bao gồm: chi phí lương cho Ban dự án, tuyển thêm nhân sự , chi phí thuê bộ phận IT, tăng ca,… Vì thời gian triển khai ERP khá dài, có thể kéo dài tới 3-4 năm.

Làm thế nào để giảm chi phí triển khai ERP

Để giảm thiểu chi phí triển khai, doanh nghiệp có thể tham khảo ý kiến sau của một số chuyên gia:

• Lập kế hoạch triển khai ERP rõ ràng, và có thể phân chia theo từng giai đoạn theo khả năng tài chính, mức độ ưu tiên, cấp thiết của nhu cầu sử dụng. Doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi triển khai ERP.
• Loại bỏ các giấy phép không cần thiết.
• Cân nhắc lựa chọn các giải pháp đám mây để giảm chi phí đầu tư hệ thống hạ tầng phần cứng.
• Thành lập ban quản lý dự án để kiểm soát chi phí phát sinh ngoài.
• Thuê ngoài nhà cung cấp và giảm nhân sự công nghệ thông tin của doanh nghiệp​.
• Cân nhắc việc lựa chọn sử dụng phần mềm nước ngoài hay trong nước.

Chiến lược triển khai hệ thống ERP

Doanh nghiệp nên lựa chọn chiến lược triển khai phù hợp với doanh nghiệp mình. Sau đây là một số chiến lược thường được lựa chọn:

Agile

Agile phù hợp với các dự án dài hạn. Chiến lược này chia một dự án thành các giai đoạn ngắn (thường là 2 tuần) gọi là Sprint. Mỗi Sprint có một giai đoạn thử nghiệm và điều chỉnh, cho phép giải quyết các vấn đề tiềm ẩn một cách triệt để và nhanh chóng.

Phrased Rollout

Phrased Rollout – triển khai theo giai đoạn là thực hiện theo một chuỗi các bước theo trình tự. Các bước này được lên kế hoạch trong một khoảng thời gian nhất định. Ở chiến lược này, doanh nghiệp lựa chọn trình tự các module để ưu tiên.

Có ba cách khác nhau để triển khai ERP theo giai đoạn:

• Theo module: Những module phục vụ cho công việc diễn ra hàng ngày sẽ được ưu tiên triển khai trước tiên;
• Theo đơn vị kinh doanh: triển khai trước cho một bộ phận, đơn vị trước, sau đó sẽ áp dụng cho các bộ phận còn lại.
• Theo địa lý: dựa trên khu vực/ thành phố/ đơn vị,…​

Nhìn chung, chi phí triển khai cho một hệ thống ERP khá cao. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp có sự chuẩn bị kỹ lưỡng và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp thì sẽ hạn chế được những chi phí phát sinh trong suốt quá trình triển khai hệ thống.