Trong giai đoạn hiện nay, CNTT được xem như là một “chìa khóa” tạo ra lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp. Trong đó, hệ thống MRP ngày càng được các doanh nghiệp quan tâm lựa chọn áp dụng vào quá trình sản xuất của mình để tăng sức cạnh tranh về giá cả, chất lượng. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần có sự chuẩn bị trước khi triển khai hệ thống MRP để hạn chế những rủi ro sai sót và thất bại.
Chuẩn bị gì trước khi triển khai MRP
Tại sao cần phải chuẩn bị trước khi triển khai MRP?
MRP (Manufacturing Resource Planning) là quy trình hoạch định nguồn lực cần thiết cho quá trình sản xuất. Hệ thống này cần sự liên kết thông tin chặt chẽ giữa các phòng ban chức năng với nhau. Từ Bán hàng, Kho, Sản xuất (Kế hoạch, QA QC, sản xuất, …) tới Mua hàng, Giao hàng,…
Vì vậy, khi triển khai MRP sẽ ảnh hưởng tới toàn bộ doanh nghiệp. Tất cả các bộ phận liên quan đều cần có sự chuẩn bị để khi vào giai đoạn triển khai MRP có thể phối hợp với nhau một cách nhịp nhàng.
“Nếu thất bại trong chuẩn bị có nghĩa là đang chuẩn bị cho sự thất bại”. Triển khai hệ thống MRP cần có sự chuẩn bị và một lộ trình áp dụng rõ ràng để hạn chế rủi ro thất bại. Doanh nghiệp không nên vội vàng đầu tư và triển khai ngay. Càng chuẩn bị kỹ lưỡng, khả năng thành công càng cao. Vì triển khai MRP chiếm chi phí khá cao và quy trình áp dụng phức tạp, liên quan tới toàn bộ tổ chức.
Hệ thống MRP còn khá mới, chưa được áp dụng rộng rãi tại Việt Nam. Chi phí lớn và thời gian triển khai dài nên sự thành bại của quy trình áp dụng ảnh hưởng rất lớn tới doanh nghiệp.
Trong quá trình triển khai hệ thống MRP, Sense cũng yêu cầu các doanh nghiệp cam kết chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi tiến hành triển khai. Sense nhận thấy rằng, những khách hàng nghiêm túc chuẩn bị, có kế hoạch rõ ràng thì khi vào giai đoạn triển khai phối hợp rất bài bản, trơn tru.
Có thể bạn quan tâm: MRP là gì? Lợi ích của MRP với doanh nghiệp sản xuất
Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì trước khi triển khai MRP?
Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì trước khi triển khai MRP?
Qua nhiều dự án triển khai thực tế, Sense nhận thấy, để một dự án ứng dụng hệ thống MRP thành công doanh nghiệp cần có những chuẩn bị sau đây:
Điều chỉnh/ Xây dựng quy trình hoạt động trước
Doanh nghiệp cần điều chỉnh quy trình hoạt động hoặc xây dựng quy trình (nếu chưa được xây dựng). Sau đó đưa vào vận hành thực tế, đánh giá và cải tiến đến khi đạt được kết quả mong đợi.
Việc sơ đồ hóa quy trình hoạt động giúp nhà cung cấp phần mềm MRP nhận diện được các công việc có thể áp dụng công nghệ phần mềm. Nhận diện luồng thông tin ra vào, các chứng từ đầu vào và đầu ra mỗi công việc. Xem xét công việc nào con người nên thực hiện, công việc nào nên được phần mềm hỗ trợ để đạt được hiệu quả tốt nhất.
Ngoài ra, việc tái cấu trúc lại quy trình sẽ giúp doanh nghiệp nhìn thấy những công việc thừa không tạo ra giá trị, cắt giảm lãng phí, tối ưu hoạt động.
Xây dựng lộ trình áp dụng hệ thống MRP một cách chi tiết
Thời gian triển khai hệ thống MRP thường kéo dài từ 3 tháng tới 2 năm. Doanh nghiệp nên xây dựng lộ trình một cách chi tiết về các giai đoạn thực hiện, chi phí và nhân sự. Bản kế hoạch sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát quá trình triển khai, cơ sở để đối chiếu trong quá trình thực hiện.
Tìm kiếm và đánh giá nhà cung cấp phần mềm MRP
Hiện tại có khá nhiều nhà cung cấp và triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp tại Việt Nam. Có phần mềm nước ngoài và phần mềm trong nước. Cả 2 đều có những ưu điểm và nhược điểm riêng, tùy thuộc vào quy mô, ngân sách, mục tiêu,… khác nhau mà doanh nghiệp lựa chọn phần mềm nào.
Các tiêu chí quan trọng không thể thiếu khi đánh giá các nhà cung cấp phần mềm MRP: Giải pháp nghiệp vụ, giải pháp công nghệ, quy trình triển khai dự án. Một lưu ý quan trọng đó là nếu doanh nghiệp muốn tìm kiếm một giải pháp phù hợp với thực trạng riêng của mình thì nên lựa chọn những phần mềm linh hoạt, dễ dàng hiệu chỉnh theo đặc thù quản lý riêng.
Với Sense MRP , doanh nghiệp có thể tự điều chỉnh một cách đơn giản, dễ dàng để phù hợp với tình trạng doanh nghiệp của mình. Ngoài ra, đội ngũ triển khai dự án MRP của Sense sẽ chăm sóc, hỗ trợ doanh nghiệp trong và sau khi áp dụng phần mềm một cách nhiệt tình và nhanh chóng.
Có sự quyết tâm trong toàn thể doanh nghiệp, nắm rõ và bám sát quy trình triển khai dự án
Để áp dụng thành công hệ thống MRP thì cần có sự đồng lòng quyết tâm của toàn bộ doanh nghiệp. Một thống kê về các nguyên nhân kéo dài dự án MRP cho thấy có tới 76% là do các vấn đề của tổ chức. Dù đối tác cung cấp và triển khai phần mềm ERP có xuất sắc đến đâu thì dự án cũng sẽ thất bại nếu không nhận được sự hợp tác từ doanh nghiệp.
Trước tiên là sự cam kết từ ban lãnh đạo vào quá trình triển khai hệ thống MRP. Sau đó cần phổ biến kế hoạch triển khai tới nhân viên đồng thời phải nhận được sự đồng thuận từ họ. Vì dự án MRP có liên quan tới nhiều phòng ban chức năng nên cần sự phối hợp chặt chẽ từ họ.
Đối với Sense, trước khi tiến hành triển khai các dự án phần mềm, Sense luôn yêu cầu đối tác của mình cam kết sự quyết tâm của 2 bên để đảm bảo dự án thành công.
Như vậy, việc chuẩn bị trước khi triển khai hệ thống MRP là hết sức quan trọng vì nó ảnh hưởng trực tiếp tới sự thành bại của dự án. Nếu có kế hoạch kỹ lưỡng, các doanh nghiệp có thể giảm thiểu rủi ro thất bại, tránh những sai lầm, tiết kiệm chi phí và thời gian.
