6 sai lầm khi quản lý kho khiến doanh nghiệp tổn thất nặng nề

Quản lý kho là một công tác quan trọng trong doanh nghiệp. Quản lý kho không hiệu quả sẽ gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến các công tác khác như sản xuất, bán hàng,… gây thiệt hại đáng kể cho doanh nghiệp. Sau đây là một số sai lầm trong quản lý kho khiến doanh nghiệp tổn thất nặng nề mà bạn cần phải tránh.

1. Không xác định được định mức hàng tồn kho

Dự trữ hàng tồn kho là một yếu tố quan trọng đảm bảo cung cấp đầy đủ và kịp thời khi các bộ phận khác có nhu cầu sử dụng (bộ phận sản xuất, kinh doanh,…). Tuy nhiên, một số doanh nghiệp lại chưa xác định được số lượng định mức này nên dễ dẫn đến việc cung cấp chậm trễ, hoặc thiếu cho các bộ phận khi có nhu cầu.

Cũng có một số doanh nghiệp xây dựng được định mức này nhưng lại chưa hợp lý với cơ sở hạ tầng của kho và sức chứa của kho dẫn đến phát sinh nhiều chi phí để lưu trữ, ảnh hưởng chất lượng hàng hóa,…

Có 2 mô hình thường được sử dụng để tính toán hạn mức tồn kho:

Mô hình EOQ (Economic Order Quantity) – Lượng đặt hàng kinh tế: Xác định số hàng lý tưởng cần đặt để mang lại lợi nhuận cao nhất mà vẫn đảm bảo đáp ứng nhu cầu bán hàng của công ty. 

Công thức:

 Trong đó:

Q = Lượng đặt hàng mỗi lần

D = Lượng nhu cầu về nguyên vật liệu trong năm

S = Chi đặt hàng một lần

H = Chi phí dự trữ nguyên vật liệu trong năm

Mô hình POQ (Production Order Quantity Model) được sử dụng khi doanh nghiệp vừa mua hàng hóa vừa sử dụng. Ngoài ra, mô hình này cũng được áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp vừa sản xuất vừa bán, hoặc tự sản xuất lấy vật tư để dùng.

Công thức:

Trong đó:

p là mức sản xuất hàng ngày

d là nhu cầu sử dụng hàng ngày (d < p)

Q là sản lượng của đơn hàng

H là chi phí dự trữ cho 1 đơn vị mỗi năm

2. Sắp xếp hàng tồn kho chưa hợp lý

Doanh nghiệp thường sắp xếp kho theo kinh nghiệm, thói quen không dựa trên một phương pháp nào dẫn đến thiếu tính hợp lý, phát sinh nhiều sai sót và lãng phí chi phí. Việc sắp xếp lộn xộn khiến nhân viên kho mất thời gian và công sức để tìm kiếm hàng hóa. Ngoài ra còn gây tốn không gian chứa gây tốn chi phí mặt bằng cho doanh nghiệp.

Có nhiều phương pháp sắp xếp hàng tồn kho như sắp xếp theo mức độ ưu tiên, liên quan, hoặc các nguyên tắc như LIFO, FIFO, FEFO,…

Việc xác định phương pháp sắp xếp kho phù hợp với tính chất hàng hóa và điều kiện kho sẽ giúp doanh nghiệp quản lý tốt hơn.

3. Thiếu quy trình kiểm soát, quản lý kho

Bộ phận kho đa phần được vận hành theo kinh nghiệm hoặc học hỏi từ một mô hình tương tự. Vì vậy nên chưa xây dựng được một quy trình quản lý phù hợp với thực tế vận hành của doanh nghiệp mình. Các doanh nghiệp nên tùy vào đặc thù sản phẩm và quản lý mà có quy trình quản lý riêng để phù hợp với cơ sở hạ tầng, nhân sự,… đang có.

Một quy trình quản lý kho phù hợp sẽ giúp nhân sự làm việc hiệu quả, tối ưu hơn. Nếu để nhân viên quản lý theo kinh nghiệm thì sẽ có một số công việc thừa/ sai sót rất khó để phát hiện nếu không nghiên cứu quy trình tối ưu.

4. Hệ thống biểu mẫu chứng từ, báo cáo còn sơ sài khó quản lý

Các doanh nghiệp thường quản lý kho bằng việc ghi chép vào sổ sách hoặc sử dụng excel. Vì vậy họ thường sử dụng các form mẫu có sẵn, hoặc tham khảo từ một doanh nghiệp tương tự. Các báo cáo này chủ yếu là chỉ thống kê đơn giản số lượng tồn, đầu vào, đầu ra chứ không phân tích, so sánh và lên kế hoạch, dự đoán tương lai. Do đó, doanh nghiệp dễ mất kiểm soát một số thông tin cần thiết cần phải quan tâm.

5. Phân công công việc thiếu rõ ràng

Nhiều doanh nghiệp chưa có quy trình rõ ràng hoặc có nhưng chưa phân công nhân sự hợp lý. Vì vậy dễ dẫn đến tình trạng “dẫm chân” trong công việc. Ngoài ra còn gây thiếu tính kiểm soát chéo, dễ gây thất thoát.

Nhân viên kho là người trực tiếp sắp xếp và quản lý hàng hóa trong kho. Trung bình mỗi doanh nghiệp tỷ lệ hàng hóa trong kho chiếm tới 40-50% tổng giá trị tài sản. Nếu doanh nghiệp không quản lý kho hiệu quả thì sẽ dẫn tới tổn thất hàng chục tới hàng trăm triệu. Do đó, việc đào tạo huấn luyện nhân viên kho thường xuyên là việc làm quan trọng của doanh nghiệp.

6. Không kiểm kê, đánh giá thường xuyên

Với số lượng hàng hóa lớn và đa dạng trong kho, công tác kiểm kê thường mất nhiều thời gian. Do đó doanh nghiệp thường bỏ qua  hoặc không thường xuyên tổ chức công tác kiểm kê, đánh giá.

Nhiều vấn đề trong quản lý kho không hiện hữu rõ cho tới khi kiểm tra. Nếu không kịp thời phát hiện và xử lý có thể dẫn tới thiệt hại nặng nề. Trước khi vấn đề gây ra thiệt hại, cần chủ động phát hiện sớm để ngăn ngừa.

Một số vấn đề thường xảy ra nếu không kiểm soát kho thường xuyên: hàng hóa hư hỏng, hết hạn sử dụng, điều kiện bảo quản không đạt, cháy nổ, thiếu hụt hàng,… Vì vậy, doanh nghiệp nên lên kế hoạch kiểm soát kho và tuân thủ thực hiện đều đặn. 

Để hạn chếcác sai sót, doanh nghiệp nên hiểu rõ đặc thù sản phẩm, nhu cầu quản lý của mình. Từ đó có những phương pháp quản lý kho hiệu quả.

Sense đề xuất một số phương pháp quản lý kho như sau:

1. Đánh giá năng lực lưu trữ của kho, nhu cầu bán hàng
2. Đánh giá hệ thống cơ sở hạ tầng của kho
3. Xác định phương pháp sắp xếp
4. Xây dựng quy trình quản lý kho
5. Phân công công việc
6. Xây dựng biểu mẫu, hệ thống báo cáo
7. Áp dụng phần mềm quản lý kho

Nếu muốn tìm hiểu kỹ hơn về cách quản lý kho hiệu quả, mời bạn đọc tìm hiểu bài viết Quản lý kho là gì? Cách quản lý kho hiệu quả nhất

Hy vọng với bài viết chia sẻ về những sai lầm khi quản lý kho có thể mang lại các kiến thức bổ ích với bạn đọc. Ngoài ra, nếu doanh nghiệp muốn tìm hiểu về một phần mềm quản lý kho hiệu quả xin vui lòng liên hệ với Sense để được tư vấn miễn phí.