Quản lý kho là gì? Cách quản lý kho hiệu quả nhất

Trung bình mỗi doanh nghiệp tỷ lệ hàng hóa trong kho chiếm tới 40-50% tổng giá trị tài sản. Do đó, việc quản lý kho cần được quan tâm không kém gì hoạt động sản xuất và kinh doanh. Vậy quản lý kho là gì? Cách quản lý kho hiệu quả nhất mà các doanh nghiệp không thể bỏ qua là gì? Cùng đi tìm câu trả lời qua bài viết sau đây nhé.

Khái niệm về Kho

Trước khi đi tìm hiểu quản lý kho là gì, bạn cần biết khái niệm kho là gì.

Kho được hiểu là một cơ sở vật chất được xây dựng trên một địa điểm đạt các điều kiện nhất định, với các công cụ, vật tư dùng để lưu trữ hàng hóa và kiểm soát lưu lượng hàng hóa vào và ra.

Hàng tồn kho là gì?

Khi nhắc tới hàng tồn kho, nhiều người nhầm tưởng rằng hàng tồn kho là những sản phẩm không thể bán ra thị trường. Có thể do chúng bị lỗi, hết hạn sử dụng,… Tuy nhiên, đây là một quan điểm sai lầm.

Hàng tồn kho chính là những tài sản dự trữ mà doanh nghiệp sản xuất để bán và kèm theo những thành phần khác tạo ra sản phẩm. Nó không chỉ là thành phẩm mà còn có thể là bán thành phẩm (sản phẩm dở dang), nguyên vật liệu, tồn kho công cụ,…

Chức năng của kho

Kho có những chức năng sau:

• Gom hàng: Kho đóng vai trò là điểm tập kết hàng hóa, nguyên liệu phục vụ cho công tác vận chuyển tới nhà máy/ thị trường bằng các phương tiện vận chuyển.
• Phối hợp hàng hoá: Kho lưu trữ nhiều loại hàng hóa khác nhau để đáp ứng đầy đủ nhu cầu nhiều mặt hàng của một đơn hàng.
• Bảo quản và lưu giữ hàng hóa: Đảm bảo hàng hóa nguyên vẹn về số lượng, chất lượng trong suốt quá trình lưu trữ và luân chuyển.

Quản lý kho là gì

Quản lý kho là một công việc có tính hệ thống liên quan đến hàng hóa. Nó bao gồm các hoạt động lưu trữ, bảo quản, xuất – nhập, kiểm kê tình trạng hàng hóa có trong kho một cách chi tiết và chính xác.

Vai trò của quản lý kho

Kho là nơi tập kết hàng hóa. Quản lý kho giúp cho quá trình lưu trữ, phối hợp hàng hóa để phục vụ công tác bán hàng được diễn ra hiệu quả.

Tiết kiệm chi phí

• Sắp xếp kho một cách khoa học và hợp lý sẽ giúp sử dụng tối ưu sức chứa của kho và thời gian kiểm tra, chuẩn bị hàng hóa trong công tác xuất nhập, kiểm kê,…
• Hàng tồn kho nếu được kiểm soát kỹ sẽ tránh được tình trạng hỏng hóc, hao mòn, hết hạn sử dụng,… Điều này sẽ giúp doanh nghiệp tránh được lãng phí vì phải hủy bỏ/ thanh lý hàng hóa.
• Chi phí lưu kho phụ thuộc vào kích thước của hàng hóa. Nếu hàng hóa cồng kềnh và số lượng lớn thì chi phí sẽ tăng theo. Các khoản chi phí bao gồm: mặt bằng, giá kệ, điện, nước, nhân công,… Quản lý tốt hàng tồn kho lớn sẽ giúp tiết kiệm đáng kể chi phí lưu kho cho doanh nghiệp.
• Ngoài ra, sắp xếp kho hợp lý còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí nhân sự vận hành.

Đảm bảo chất lượng hàng hóa

• Quản lý kho giúp doanh nghiệp nắm rõ thông tin về sản phẩm như hạn sử dụng, điều kiện bảo quản,… giúp phát hiện kịp thời những nguyên nhân gây ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm. Đồng thời kiểm soát lượng sản phẩm sắp hết hạn, hoặc chất lượng thay đổi nhằm đảm bảo quá trình bán hàng không bị ảnh hưởng.

Quay vòng hàng tồn kho nhanh chóng

• Việc quản lý kho hiệu quả, ngoài những lợi ích trên còn giúp doanh nghiệp quay vòng hàng tồn kho nhanh chóng. Hạn chế tình trạng thiếu hụt mặt hàng này trong khi đó mặt hàng khác lại dư thừa làm ảnh hưởng đến công tác bán hàng, sản xuất.
• Khi hàng tồn kho quay vòng nhanh chóng sẽ tiết kiệm rất nhiều chi phí lưu trữ cho doanh nghiệp.

Đảm bảo cung cấp đầy đủ nhu cầu cho các bộ phận sản xuất, bán hàng

• Quản lý kho giúp doanh nghiệp nắm rõ tình trạng về số liệu tồn kho các mặt hàng, đảm bảo cung cấp kịp thời và đầy đủ khi các bộ phận khác có yêu cầu.
• Ngoài ra, quản lý kho còn giúp doanh nghiệp dự báo được nhu cầu về các mặt hàng trong tương lai.

Hạn chế thất thoát

• Với quy trình quản lý kho chặt chẽ, kiểm soát từ đầu vào cho đến đầu ra sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế việc thất thoát hàng hóa trong quá trình luân chuyển, vận chuyển.

Dễ dàng tập kết và điều phối hàng hóa

• Với số lượng mặt hàng đa dạng, và cung cấp đến nhiều khách hàng ở các địa điểm khác nhau, nếu không có kho và quy trình để tập kết, điều phối thì dễ dẫn đến nhiều sai sót, chậm trễ trong quá trình giao hàng. Do đó, quản lý kho hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp có kế hoạch tập kết hợp lý, và dễ dàng phân hàng theo các đơn hàng khác nhau. 

Công tác quản lý kho

Công tác quản lý kho là một quy trình xuyên suốt và gắn liền với các quy trình khác trong doanh nghiệp (sản xuất, bán hàng,…). Thông thường, các công việc trong một quy trình quản lý kho bao gồm những công việc cơ bản như sau:

• Lên kế hoạch nhập hàng
• Nhập hàng: kiểm tra số lượng và chất lượng. Cập nhật thông tin hàng hóa
• Sắp xếp hàng hóa
• Điều chuyển hàng hóa
• Xuất hàng: soạn hàng, kiểm tra, cập nhật thông tin tồn kho.
• Kiểm kê định kỳ
• Báo cáo hàng tồn kho

Cách quản lý kho hiệu quả    

Bố trí và sắp xếp hàng hóa khoa học, thông minh

Việc đầu tiên để quản lý kho hiệu quả đó là bạn phải biết cách sắp xếp hàng hóa một cách khoa học. Việc bố trí hàng hóa thông minh giúp nhân viên kho dễ dàng tìm kiếm, tiết kiệm thời gian và công sức. Ngoài ra, nó còn giúp tiết kiệm không gian, từ đó tiết kiệm chi phí lưu kho.

Một số cách sắp xếp kho khoa học mà doanh nghiệp có thể tham khảo:

• Sắp xếp theo mức độ ưu tiên: phương pháp này sắp xếp hàng hóa theo mức độ ưu tiên (thường xuyên sử dụng/ bán chạy). Các mặt hàng thường xuyên sử dụng thì sắp xếp ở khu vực ở bên ngoài, dễ lấy. Các mặt hàng ít sử dụng thì xếp vào bên trong. Phương pháp này phù hợp với các mặt hàng có thể xuất – nhập thường xuyên, khi cần có thể lấy nhanh.
• Sắp xếp theo mức độ liên quan: Không giống như phương pháp trên, phương pháp này sắp xếp hàng hóa theo từng nhóm có liên quan ở một vị trí cố định. Ưu điểm của phương pháp này đó là dễ tìm kiếm, rõ ràng và ổn định.  Bên cạnh đó, nhược điểm của nó là có thể tốn diện tích sử dụng hơn so với phương pháp trên.

Phương pháp quản lý kho FIFO, LIFO

FIFO (First In, First Out) có nghĩa là Nhập trước – Xuất trước. Phương pháp này có nghĩa là những mặt hàng nhập trước thì sẽ ưu tiên xuất đi trước. Phương pháp này phù hợp với các mặt hàng có tính chất ngắn hạn, nhanh lỗi thời. Ví dụ như: bánh kẹo, quần áo, các sản phẩm về công nghệ.

LIFO (Last In, First Out) có nghĩa là Nhập sau – Xuất trước. Ngược lại với phương pháp FIFO, nguyên tắc của LIFO là những mặt hàng mới nhập sẽ được ưu tiên xuất trước. Quản lý kho theo nguyên tắc LIFO sẽ giúp doanh nghiệp nắm bắt tình hình chi phí, doanh thu và lợi nhuận để xây dựng các chiến lược kinh doanh phù hợp.

Kiểm kê kho theo định kỳ

Rất nhiều doanh nghiệp không kiểm kê kho định kỳ mà khi có vấn đề xảy ra mới kiểm tra. Điều này dễ dẫn tới tổn thất nghiêm trọng như hàng hóa hết hạn, chất lượng suy giảm, thất thoát,… Ngoài ra, kiểm kê kho còn phát hiện ra những vấn đề tiềm ẩn để kịp thời đưa ra hướng giải quyết.

Quản lý tồn kho bằng mã vạch

Hệ thống mã vạch ngày nay được sử dụng khá rộng rãi trên thị trường. Việc ghi chép thủ công bằng sổ sách rất tốn thời gian và dễ sai sót, khó quản lý. Có thể tự in mã mới hoặc sử dụng chính mã có sẵn trên sản phẩm để quản lý.

Quản lý kho bằng mã vạch cần sử dụng thiết bị đọc mã vạch được kết nối qua phần mềm chuyên biệt. Chỉ cần quét mã vạch trên hàng hóa là bạn đã có phần mềm quản lý biến động trong kho một cách nhanh chóng và chính xác.

Quản lý kho bằng phần mềm

Quản lý kho không đơn giản chỉ là kiểm soát số lượng nhập – xuất. Ngoài ra còn phải tính toán lượng tồn kho tối ưu, đánh giá khả năng tiêu thụ hàng hóa, phân tích và dự báo tương lai,… Những tính năng này sẽ được tích hợp trong một phần mềm duy nhất, được quản lý trên thời gian thực tại mọi địa điểm.

Phần mềm giúp quản lý kho với số lượng hàng hóa lớn và mang tính chính xác cao. Một phần mềm có thể đảm nhiệm nhiều chức năng mà nếu thuê nhân sự bạn có thể phải tốn một vài người cho vị trí đó.

Qua bài viết này, hy vọng Sense đã giúp bạn hiểu rõ hơn về Quản lý kho và cách quản lý kho hiệu quả. Mong rằng những kiến thức trên sẽ giúp bạn tìm được cách quản lý kho hiệu quả với doanh nghiệp của mình.